Ab dem 01.01.2025 werden Sie bei Verträgen mit anderen Unternehmen – also im B2B–Bereich – schrittweise dazu verpflichtet, Ihre Leistung mittels elektronischer Rechnung (E-Rechnung) gegenüber Ihren Geschäftspartnern abzurechnen. Wer Aufträge von öffentlichen Stellen erhalten möchte, kommt schon jetzt nicht mehr an der E-Rechnung vorbei. Wir erklären Ihnen, wann Ihre Pflicht beginnt, was eine E-Rechnung ist und was Sie jetzt tun sollten.
Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung beginnt im B2B-Bereich bereits ab dem 01.01.2025. Ab diesem Zeitpunkt sind Sie verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Den Erhalt einer E-Rechnung können Sie dann nicht mehr verweigern. Achtung: Hier besteht also unmittelbarer Handlungsbedarf!
Für die Ausstellung – nicht den Empfang – einer E-Rechnung gelten Übergangsvorschriften:
Bis zum 31.12.2026 dürfen Sie postalische Papierrechnungen für in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführte Umsätze ausstellen. Möchten Sie aber statt einer postalischen Papierrechnung eine andere Rechnung, die nicht dem E-Rechnungsstandard entspricht (zB. gescannte Papierrechnung per Mail), ausstellen, geht dies ab dem 01.01.2025 nicht mehr ohne die Zustimmung des Rechnungsempfängers.
Spätestens ab dem 01.01.2027 sind Sie verpflichtet, eine E-Rechnung auszustellen, wenn Sie im Jahr 2026 einen Umsatz von mehr als € 800.000,00 erzielen.
Erzielen Sie im Jahr 2026 weniger als € 800.000,00 Umsatz, dürfen Sie bis zum 31.12.2027 postalische Papierrechnungen für im Jahr 2027 ausgeführte Umsätze ausstellen. Für andere Rechnungen, die nicht dem E-Rechnungsstandard entsprechen, benötigen Sie, wie in den Jahren 2025 und 2026, die Zustimmung des Rechnungsempfängers.
Ab 2028 entfallen die vorgenannten Ausnahmen, sodass Sie spätestens dann E-Rechnungen ausstellen müssen.
Eines vorweg: Eine Rechnung im PDF-Format (z.B. gescannte Papierrechnung), die per E-Mail versendet wird, erfüllt die Anforderungen nicht.
Die Vorgaben zur E-Rechnung machen die EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie die deutsche E-Rechnungsverordnung. Es handelt sich um eine Rechnung, die in einem speziell strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das automatisch und elektronisch verarbeitet werden kann.
Erfüllt werden die Format-Anforderungen unter anderem von der XRechnung oder durch das ZUGFeRD-Format. Diese Formate haben sich als Standard im Mittelstand bewährt.
Die XRechnung wurde durch eine Initiative der Bundesregierung für die Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern entwickelt. Sie ist ein reiner Datensatz (kein Dokument) und ist daher nur maschinell lesbar. Sie benötigen immer ein Programm, das Ihnen die Visualisierung ermöglicht.
Das ZUGFeRD-Format ist ein kombiniertes Format. Zusätzlich zum reinen Datensatz ist auch eine PDF/A-3-Datei (Dokument) enthalten. Da eine PDF-Datei enthalten ist, können Rechnungen im ZUGFeRD-Format ohne besonderes Programm von Menschen gelesen werden. Daneben ist das ZUGFeRD-Format, wie die XRechnung, maschinell lesbar und kann automatisch verarbeitet werden.
Es gibt verschiedene Software-Hersteller, deren Programme beide Formate unterstützen, sodass Sie sich nicht festlegen müssen.
Sie sollten bereits jetzt die Umstellung auf die E-Rechnung angehen. Denn Sie müssen ab dem 01.01.2025 gewährleisten, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.
Da Sie ohnehin tätig werden müssen, bietet es sich gleich an, auch auf die Ausstellung einer E-Rechnung umzustellen. Personal- und materialkostenintensive Papierrechnungen oder die nicht sichere Zustimmung der Geschäftspartner sind keine wirkliche Alternative.
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